كيفية إنشاء تقارير في الوورد من ملف إكسال Publipostage
1. تقديم
قد تكون لدينا عدة عدة معطيات في ملف أكسال Excel و نريد أن عمل لها تقارير في الوورد Word، أو يكون لدينا قائمة من المعطيات نريد طبعها في نماذج ككشوف النقاط أو الشهادات المدرسية أو الشهادات حيث أننا نريد القيام بنفس العملية مع عدة معطيات و غالبا نقوم بطبعها ورقيا أو في ملف.
و منها أيضا و نحن في آخر السنة تقييم تقارير و مذكرات الطلبة بحيث أن حجز معلومات كل طالب في ملف وورد على حدا عملية مرهقة و طويلة و مملة، لذا فإننا سنقوم بالتطبيق عليها بحيث سنقوم بحجز معلومات الطلبة و تقييمهم في ملف إكسال و التقارير تكون في ملف وورد.
الخطوات المشروحة في إصدار 2019 MS-Office النسخة بالفرنسية تكون بعض الإختلافات في التسميات أو المواضع حسب الإصدارات و لكنها على العموم متشابهة.
2. العمل المطلوب
عندنا قائمة طلبة و معلوماتهم و تقييمهم، نقوم بحجزها في ملف إكسال كما في الصورة
نقوم بحجز جميع المعلومات المطلوبة في التقرير في هذا الملف.
التقرير المطلوب لكل طالب له الشكل التالي :
3. خطوات إنجاز التقرير في ملف الوورد Word
بعد حجز المعلومات في ملف الإكسال و إنشاء نموذج التقرير في ملف الوورد، فإننا نبدأ عملية إنشاء التقرير.
نقوم أولا ببعض الإعدادت في ملف الوورد كما يلي :
1- ملف File أو Fichier
2- ثم نختار Options
3- ثم نختار options avancées أو Advanced.
4- ثم نفعل الخيار كما في الصورة :
هذا الخيار يسمح بحفظ تنسيق المعطيات من ملف إكسال إلى ملف الوورد حتى لا تتغير المعلومات أو شكلها.
ثم ننتقل إلى خيار Publipostage و من قائمته نختار Démarrer la fusion et Publipostage ثم نختار Assistant fusion et Publipostage pas à pas كما في الصورة أدناه
و بعدها يظهر مساعد إنجاز عملية Pubipostage كما في الصورة
نترك الخيار Lettres كما هو و نضغط Suivante كما في الصورة و هذه تمثل المرحلة الولى في العملية :
في المرحلة الثانية من العملية نترك الخيار Utiliser le document actuel كما في الصورة :
في المرحلة الثالثة نترك الخيار Utilisation d'une liste existante و نضغط على Parcourir كما في الصورة
تظهر لنا نافذة نختار من خلالها ملف الإكسال Excel الذي نريد إستيراد معلومات التقرير منه :
و بعدها في النافذة التي تظهر نفعل الخيار Afficher tout و نبحث من القائمة التي تظهر خيار Feuilles de calcul MS Excel via DDE (*.xls) :
و بعدها نضغط OK.
قد يظهر بعدها خطأ كما في الصورة:
لحل هذا الخطأ نعود إلى ملف الإكسال و نقوم يتخزينه من خلال
Fichier ثم Enregistrer sous و نغير نوع الملف إلى CSV ثم نخزنه
و بعدها نقوم بفتح الملف الجديد من خلال Fichier ثم Ouvrir
و بعدها نقوم بتخزينه بنوع xls من خلال Fichier ثم Enregistrer sous
ثم نعيد تنفيذ الخطوات حتى نصل إلى :
عندما نضغط على OK، في النافذة التي تظهر نختار Feuille de calcul entière :
عندما نضغط OK تظهر لنا صورة مصغرة عن محتوى ملف الإكسال Excel الذي إخترناه :
نضغط OK و بهذا تمت عملية ربط ملف الوورد بملف الإكسال، الآن نمر إلى مرحلة ربط المعلومات لتعرض في مكانها الصحيح في التقرير، حيث تتم العملية كما يلي :
يمككنا من خلال الصورة التأكد من عملية الربط تمت بنجاح
و بعدها نبدأ بربط الحقول الموجودة في ملف الإكسال في أماكنها التي نريدها كما يلي
نضع المؤشر في الموضع المراد إدراج المعلومة فيه ثم نختار Insérer un champ de fusion و نختار إسم الحقل المراد إدراجه
نقوم بتكرار العملية في المواضع المطلوبة حتى نحصل على الشكل التالي :
من أجل معاينة نتيجة الربط و كل التقرير نختار من Publipostage الخيار aperçu des résultats
فيظهر التقرير الأول فيه معلومات سطر المعلومات الأول من ملف إكسال، يمكن التنقل من تقرير إلى تقرير كما في الصورة
فتظهر بعدها هذه النافذة لنختار ما نود طباعته، إذا أردنا طباعة الكل نختار Tous
و بعدها تظهر نافذة الطباعة
يمكننا تصدير كل التقارير إلى ملف وورد مستقل بالخطوات التالية:
نختار من Terminer & fusionner خيار Modifier les documents individuel
فيظهر بدها ملف يحتوي كل التقارير و يمكننا التعامل معه كأي ملف وورد
هذه هي مراحل الربط تبدو طويلة و لكن الشرح فقط أما تطبيقها فهو سهل جدا و يوفر جهدا و وقتا كبيرين.
ليصلك الجديد و تبقى دائما على إطلاع تابع مدونتا و صفحاتنا على الفيس بوك : :الأستاذ بن مير عبد القادر و baek-oasis
تعليقات
إرسال تعليق